ll Controllo di Gestione in un Azienda deve riguardare non solo l’aspetto economico, ma anche quello Patrimoniale e Finanziario. Tenere sotto controllo la redditività dell’azienda non è sufficiente, se tale redditività non si trasforma in adeguati flussi finanziari, per questo l’imprenditore deve avere le informazioni necessarie per gestire correttamente l’azienda sia sotto il profilo economico che finanziario. Tale tematica è diventata ancora più di attualità a fronte della nuova Legge sulla Riforma Fallimentare, che introduce gli indicatori di allerta crisi, per prevenire situazioni di Crisi . Proponiamo 2 modelli  Excel  che potete come sempre scaricare gratuitamente, e che vogliono essere uni aiuto a tutti coloro (Imprenditori, consulenti, commercialisti, ecc)  intendano creare un sistema di controllo gestione all’interno di un azienda. Il primo Modello, più semplice da utilizzare è utile per predisporre piani di medio lungo periodo. Il secondo permette un vero e proprio controllo di gestione e la pianificazione nel breve periodo.

1° Modello Excel

Cruscotto riepilogativo

Partiamo dalle informazioni che ritengo più importanti e inserite nel Cruscotto riepilogativo

• Il Conto Economico Sintetico annuale;
• I Flussi di Cassa sintetici mensili, e il Saldo Banca Finale dove riportiamo l’eventuale fido concesso dalla Banca;

Perchè i dati economici annuali e quelli finanziari mensili? Da un punto di vista economico quello che ci interessa conoscere è la redditività nell’anno dell’azienda. Sotto il profilo finanziario è invece importante capire se in determinati periodi/mesi dell’anno (sopratutto nel caso di attività stagionali) possiamo trovarci in situazioni di extrafido.

La Pianificazione Economica

Nella Pianificazione Economica, dobbiamo tenere conto di 2 componenti:

• La componente economica, riferita ad operazioni che sono state registrate nel passato e che principalmente riguardano gli ammortamenti relativi agli investimenti effettuati nel passato, e gli oneri finanziari derivanti sempre da finanziamenti accesi nel passato;
• La componente economica, che scaturisce da operazioni future. In questo caso dobbiamo ragionare come se l’azienda fosse una start up , e conseguentemente costruire il piano economico di una nuova Impresa.

La Pianificazione Finanziaria

Allo stesso modo come nella pianificazione economica, dobbiamo tenere conto di 2 componenti:

• La componente finanziaria, riferita ad operazioni che sono state registrate nel passato . In questo caso dobbiamo porre attenzione a tutte le situazione creditorie e debitorie risultanti alla data nella nostra situazione Patrimoniale e dare indicazione dei piani di rientro delle situazione debitorie e di incasso relativamente a quelle creditorie;
• La componente finanziaria, che scaturisce da operazioni future. Anche qui come detto sopra per la pianificazione economica, consideriamo l’azienda una start up costruendo il nostro piano relativo alle operazioni future dell’azienda;

L’aggancio alla Situazione Aziendale Iniziale

Dalle osservazioni riportate sopra, si evince come il primo aspetto fondamentale nella costruzione del nostro modello di controllo di gestione sia partire dall’ultima Situazione Patrimoniale, necessario per poter calcolare la componente economica e finanziaria derivante dalle operazioni aziendali che si sono manifestate in passato. Nel Modello è richiesto l’inserimento dello Situazione Patrimoniale alla data STEP ) (sheet “Sp Pregresso”) in particolare:

• Liquidità immediate Cassa e Banca, sono riportate direttamente nel Prospetto Banca come Saldo Iniziale;
• Per le voce di credito , è richiesto di inserire il decremento di tale voce nei mesi a fronte degli incassi;
• Per le voce di debito, sempre il decremento nei mesi a fronte dei pagamenti;
• Per le immobilizzazioni gli anni residui di ammortamento;
• Per i Finanziamenti , il piano di ammortamento con indicazione della quota capitale e degli oneri finanziari;
• Le poste del capitale netto sono agganciate allo Stato Patrimoniale prospettico.

Sulla base degli input che andremo ad inserire in questo prospetto, il modello calcola i flussi economici e finanziari derivanti da operazioni che hanno avuto la loro manifestazione nel passato. E’ importante sottolineare come questa sia la fase più importante e delicata, quando si approccia la costruzione di un sistema di controllo di gestione all’interno di un  azienda. La fase successiva è quella relativa alla pianificazione economica e finanziaria relativamente ad operazione che avranno la loro manifestazione nel futuro , su questa parte  che abbiamo trattato in più occasioni vi invitiamo a rivedere i diversi post riportati sull’argomento nel blog. Con un modello cosi strutturato si ha una visione nel breve e medio periodo della situazione economica e finanziaria dell’azienda e dare risposte a diverse domande tra le quali:

• Quale è la redditività aziendale?
• Si prevede di avere tensione finanziarie in alcuni periodi dell’anno?
• Quale è il fabbisogno finanziario che scaturisce da determinate scelte strategiche aziendale (what if), aumento dilazioni clienti, ristrutturazione del debito ecc…
• Riusciamo a sostenere finanziariamente la richiesta di un finanziamento?
• Quale è lo scoperto finanziario necessario a copertura del circolante?

Il 1° Modello Excel

Da un punto di vista tecnico, di costruzione di un modello del genere bisogna aver chiare le dinamiche ed i collegamenti tra eventi economici , patrimoniali e finanziari.  

Le Tecniche di Costruzione del Modello

Il primo passo fondamentale nella costruzione del modello  è la creazione della struttura fissa, ovvero dei collegamenti tra Stato Patrimoniale, Conto economico e Flussi Finanziari. Di seguito il Tutorial : Dopo aver costruito la struttura fissa, fondamentale è collegare in maniera corretta ogni operazione aziendale con la Struttura Fissa. Di seguito un esercitazione sui collegamenti con la Struttura Fissa:  

2° Modello Excel

In Azienda un fattore importante è quello di avere   risultati aziendali sempre aggiornati, in quanto ci aiuta a monitorare continuamente l’andamento aziendale, e sono alla base per una corretta pianificazione economico e finanziaria. Nel 1° modello  è richiesto l’aggancio con la situazione contabile aggiornata. Questo è sempre stato un problema, in quanto difficilmente nelle PMI abbiamo situazione contabili aggiornate, e inoltre a volte i dati che otteniamo dalla contabilità seguono delle logiche fiscali e non della “competenza economica”. Da tale esigenza nasce l’idea di questo nuovo Modello in Excel, che permette (se correttamente alimentato) di avere una situazione contabile continuamente aggiornata, e agganciata al previsionale economico-finanziario.

La Struttura del Modello Excel

Il modello è strutturato in 2 blocchi, quello dell’inserimento dei dati a consuntivo e quello per l’inserimento dei dati previsionali.

Inserimento dei Consuntivi

La Fase di Normalizzazione Iniziale

La prima volta che si utilizza il modello è necessario inserire nel foglio “Parametri Iniziali”, il Bilancio Iniziale. Come ci siamo detti , il Bilancio Iniziale il più delle volte non è aggiornato, quindi in questo caso quello che si chiede di inserire sono i dati certi del Bilancio alla data , l’unico dato che è necessario inserire aggiornato è relativo al Saldo Iniziale Banca. Se nell’inserimento dei dati certi aggiornati, risulta uno squilibrio tra attivo e passivo , si può riallineare inserendo il delta nella voce “Riconciliazione Iniziale”. Il Bilancio iniziale si ricostruirà e riallineerà da solo nel tempo, quando andremo ad inserire pagamenti e incassi relative alle poste presenti alla data in bilancio. Ad esempio quando riceveremo un incasso relativo ad una fattura precedente alla data iniziale del Bilancio, inseriremo (se non era stato alimentato inizialmente) il credito nel Bilancio Iniziale e sempre nel Bilancio iniziale riporteremo la diminuzione di tale credito nel mese di avvenuto incasso. Questa fase , si concluderà nel momento che avremo ricevuto tutti i pagamenti e gli incassi relativi ad operazioni la cui manifestazione economica è relativa a periodi precedenti alla data iniziale.

L’Inserimento dei Consuntivi

Il Foglio dedicato all’inserimento dei Consuntivi, è necessario tracciare tutte le operazioni dell’azienda tenendo presente il principio della partita doppia. Il modello aiuterà in tale inserimento in quanto a seconda della voce da inserire, scelta tra quelle del menu a tendina (che possono essere personalizzate inizialmente) elaborerà in automatico i calcoli . Quello su cui bisogna prestare attenzione in questa fase, è la corretta scelta del periodo di competenza economico e finanziario.

Inserimento dei Previsionali

Terminata la fase di inserimento dei consuntivi, viene chiesto l’inserimento dei Budget previsionali. L’inserimento avviene con la stessa procedura prevista per i consuntivi, solo che in questo caso viene chiesto di inserire solo la competenza economica, mentre la competenza finanziaria viene calcolata sulla base dei parametri inseriti in anagrafica per le singole voci.

I Report

Il modello sulla base degli inserimenti, elabora su base mensile i consuntivi patrimoniali, finanziari ed economici aggiornati dell’azienda e in continuità i previsionale sempre economici, finanziari e patrimoniali. Tali Report ci permettono di monitorare in ogni momento sia l’andamento aziendale, che il previsionale .

Il 2° Modello Excel

Una breve Tutorial per l’utilizzo del Modello:  

La Formazione

Se vuoi approfondire tali tematiche, iscriviti al Corso Pianificazione Economica Finanziaria in Excel