Time Management: l’importanza di pianificare le attività di progetto

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La pianificazione dei tempi di progetto

E’ bene trascurare le fasi di analisi e progettazione, e precipitarsi all’implementazione, allo scopo di guadagnare il tempo necessario per rimediare agli errori commessi per aver trascurato le fasi di analisi e di progettazione.”

La pianificazione di progetto e, nel particolare, la pianificazione delle attività è un passaggio critico per la buona riuscita di qualsiasi iniziativa. Quando si parla di pianificazione non ci si riferisce solo ai tempi: si parla infatti di pianificare durate, vincoli, rischi correlati, ambito e perimetro di azione. Tutti argomenti, questi, strettamente interrelati tra loro e la cui gestione integrata porta importanti benefici nella gestione di progetto.

In questo articolo vogliamo focalizzare l’attenzione sulla pianificazione dei tempi, ovvero della disciplina conosciuta come Time Management nel mondo del Project Management. Questa area di competenza prende in input quanto prodotto dalla gestione dell’Ambito di progetto che la precede, e per la quale rimandiamo all’approfondimento specifico.

Questi sono gli aspetti caratterizzanti sui quali ci soffermeremo in questo approfondimento:

  1. Identificare le attività
  2. Sequenziare le attività tramite relazioni
  3. Allocare le risorse
  4. Stimare la durata
  5. Produrre il Piano di progetto
  • Identificare le attività

Il primo step è quello di identificazione delle single attività a partire dai Work Package, già definiti in fase di pianificazione dell’ambito. L’output di questa prima fase è la lista, in ordine casuale e non relazionato, delle attività che una volta concluse porteranno alla chiusura e completamento del progetto. L’approccio tipicamente utilizzato è lo spacchettamento top-down dove a partire da pacchetti di attività di individuano i singoli task che li compongono.

 

 

Le tecniche di identificazione e spacchettamento delle attività e i relativi strumenti e/o tecniche (WBS, RACI..) sono approfondite nella sezione dedicata alla gestione dell’ambito di progetto.

  • Sequenziare le attività tramite relazioni

Una volta individuate tutte le attività che compongono il progetto, è importante definire le relazioni che intercorrono tra esse. Esistono 4 tipologie di vincoli ovvero relazioni che possono insistere tra due attività A e B:

  • Fine-Inizio: l’attività B può iniziare solo quando è terminata l’attività A
  • Inizio-Fine: l’attività B può finire solo quando è iniziata l’attività A
  • Inizio-Inizio: l’attività B può iniziare solo quando è iniziata l’attività A
  • Fine-Fine: l’attività B può finire solo quando è finita l’attività A

Questo step è di cruciale importanza poiché definisce la struttura dello scheduling di progetto e in seguito ne determina il calcolo della durata complessiva.

  • Allocare le risorse

Una volta definite le attività ed individuati i vincoli tra di esse, è il turno dell’allocazione delle risorse. In questa fase ci riferiamo sia a risorse fisiche che materiali che il progetto necessita per il suo completamento. Una corretta allocazione delle risorse metterà il progetto al sicuro dal fenomeno della sovra-allocazione (overload delle risorse) o al contrario del sovra-dimensionamento.

  • Stimare le durate

In base alla disponibilità delle risorse necessarie al completamento delle attività è possibile stimarne la durata. Nel Project Management esistono diverse tecniche di comune adozione per la stima della durata per le quali riportiamo qui un sunto.

  • Stima per analogia. Utilizziamo come benchmark stime già esistenti calcolate per iniziative, progetti o attività simili a quelle che stiamo stimando.
  • Stima a tre valori. Si considerano tre scenari di durata, uno ottimistico uno pessimistico e uno verosimile e si calcola la media dei tre valori minimizzando così l’errore medio.
  • Stima parametrica. Si conosce la stima di durata per una singola unità e si moltiplica tale valore per il numero totale di unità da completare.
  • Stima ad un valore. Molto poco accurata e particolarmente soggetta a variabilità.

Indipendentemente dalla tecnica che si decide di utilizzare, a questo punto avremo una situazione che inizia a prendere forma. Attività identificate a partire dai pacchetti di lavoro, relazioni e vincoli che tra esse intercorrono, risorse necessarie allocate e stima della durata di ciascun task.

Una nota di approfondimento è importante spenderla nella differenza tra effort, duration, elapsed time. Questi tre termini sono riconducibili alla durata di una attività ma, nel Project Mgt, assumo significati differenti che è bene evidenziare:

  • La quantità di risorsa temporale (ore o giorni uomo) necessari per il completamento del task.
  • La durata prevista considerando l’effort, le risorse disponibili, e il regime di lavoro che potranno prestare all’attività.
  • Elapsed time. L’arco temporale complessivo entro il quale l’attività inizia, viene eseguita e completata.
  • Produrre il piano di progetto

Lo scheduling di progetto è quindi pronto per essere redatto e condiviso. Le attività individuate, dopo esser state tra loro vincolate, dimensionate in termini di risorse necessarie e stimate in termini di durata, danno forma al nostro piano di progetto.

Dott. Ing. Alessio Paccariè

Dott. Ing. Alessio Paccariè

Project Manager - PMP®, Scrum Master®

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