Premessa
Sono quasi 5 milioni i risultati che il motore di ricerca ci propone dopo che abbiamo digitato “segreteria virtuale” nel campo di ricerca.
Questo semplice dato, seppur ampiamente discutibile, ci da un’idea di quanto stia crescendo questo mercato.
Le ragioni possono essere diverse:
- risparmio costi
- comodità
- essere sempre raggiungibile
- non avere problemi di lingua
- lavorare da remoto
- servizio altamente personalizzabile
- servizio altamente modulabile
Aprire una società che offra questo tipo di servizio può rappresentare, dunque, un ottimo investimento!
Come sempre, però, è necessario avere una strategia chiara, conoscere il settore ed il mercato, mettere a punto un assetto organizzativo in linea con gli obiettivi e dotarsi di strumenti professionali di pianificazione e controllo.
A tal fine è necessario sviluppare un business plan professionale che tenga in considerazione ogni variabile.
Accanto, quindi, alle consuete attività che riportiamo qui sotto e che valgono per qualsiasi società in qualsiasi industria, come ad esempio:
- analisi del mercato e analisi del contesto
- analisi della concorrenza
- identificazione del tipo di società
- redazione di un dettagliato business plan, meglio se mensile, con definizione del fabbisogno finanziario e delle relative fonti di finanziamento
ne vanno aggiunte delle altre che possono fare la differenza tra successo e fallimento:
- scegliere accuratamente il personale (per i clienti dei vostri clienti, chi risponde al telefono è la società vostra cliente, così come un cameriere è il ristorante dove lavora)
- dotarsi di un sito internet “accattivante”: in questo caso il sito deve essere in grado di vendere da solo il servizio di segreteria perché esso è (quasi) il solo punto di contatto con i potenziali clienti
- sviluppare un’app bella e semplice da usare
- valutare l’Offerta di “servizi accessori”: assistenza e-commerce, prenotazioni, gestione appuntamenti,…
- programmare un calendario attività
- pianificare campagne online e offline di local marketing
Modello Excel Gratuito Business Plan
Nella pagina iniziale troverete 3 sezioni:
- Dati di Input;
- Elaborati: tramite l’inserimento degli Input vengono elaborati una una serie di Report di dettaglio che andranno ad alimentare i Report Finali;
- Report: i prospetti finali sintetici della situazione Economica, Patrimoniale e Finanziari oltre ai principali Indicatori.
- Grafici.
Dati di Input
Parametri iniziali
- Anno di avvio dell’attività;
- Aliquota Iva;
- Aliquota Irap e Ires in caso di srl mentre, se si tratta di una ditta individuale o di una snc, possiamo inserire zero come aliquota Ires in quanto la tassazione avverrà poi in testa ai soci);
- % di Accantonamento Rischi.
Input Fatturato
Abbiamo individuato i seguenti servizi offerti (naturalmente, dato che i nostri Business Plan sono completamente personalizzabili, essi possono essere cambiati e se ne possono aggiungere degli altri):
- gestione telefonate;
- casella di posta elettronica;
- casella di posta offline;
- prenotazione viaggi;
- assistenza informatica;
- amministrazione;
- estero
- altro 1
- altro 2.
per ogni categoria dovremo inserire le seguenti informazioni:
- incidenza costo di acquisto;
- iva;
- giorni giacenza magazzino (ove applicabile);
- giorni dilazione clienti;
- giorni dilazione fornitori;
- prezzo unitario
- numero di vendite in ogni mese.
La tabella calcolerà automaticamente, per ogni mese di cui è composto il business plan, il fatturato di ogni servizio offerto e il suo peso percentuale sul totale dei servizi offerti.
Input Personale
È necessario inserire, per ogni categoria professionale, i seguenti parametri:
- Retribuzione media lorda: retribuzione lorda media pro capite per dipendente su ogni anno;
- Inps%: inserire solo la quota Inps a carico dell’azienda. Se consultiamo la tabella ministeriale del 2012 per i pubblici esercizi l’aliquota inps a carico azienda è del 29,75%.
- Inail %: il contributo viene comunicato annualmente dall’Inps, possiamo approssimare ad un 4%;
- TFR %: è pari alla retribuzione media annua diviso 13,5. Ovvero un 7,4%
- Numero di mensilità
- Mese delle eventuali 13* e 14° mensilità
- Numero dipendenti: inserire il numero dei dipendenti annui.
Input Finanziamento Banca
- Mese stipula contratto: il mese in cui verrà stipulato il contratto e quindi erogato dalla banca il finanziamento;
- Anno stipula contratto: l’anno in cui verrà stipulato il contratto e quindi erogato dalla banca il finanziamento;
- Mesi di preammortamento
- Data prima rata: inserire il mese;
- Data prima rata: inserire l’anno;
- Tasso interesse annuale: il tasso di interesse applicato dalla Banca sul mutuo;
- Importo finanziamento: l’ammontare del finanziamento;
- Durata: numero totale delle rate.
Altri Costi
- Costi variabili: inserire la categoria, l’aliquota iva, la % sul fatturato e i giorni di dilazione;
- Costi di gestione: inserire la categoria, l’aliquota iva, i giorni di dilazione e il dettaglio mensile degli importi.
Input Investimenti
Per ogni investimento vanno inseriti i seguenti parametri:
- Descrizione;
- Categoria;
- Importi ricevuti (dettaglio mensile);
- Aliquota iva;
- Anni di ammortamento;
- Pagamenti effettuati: dettaglio mensile.
Equity
Report
- I report Finali sono: Stato Patrimoniale, Conto Economico e Cash Flow;
- Cruscotto sintetico: nel foglio input abbiamo inserito un cruscotto sintetico con gli indicatori principali, in maniera tale da monitorare il loro variare nell’inserimento e modifica input.
Utilità del Modello
- Calcolare il fabbisogno finanziario che scaturisce non solo dall’Investimento ma anche dalla fase di start up per l’azienda, e simulare la corretta copertura tra fonti proprie ed esterne;
- Preparazione della documentazione accompagnatoria nella richiesta di finanziamenti agli istituti Finanziari, o per la richiesta di contributi a fondo perduto o finanziamenti agevolati.
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